1. Definición factura electrónica
4. Quien puede utilizar sistemas de facturación electrónica
5. Solicitar sistemas de facturación telemática
6. Obligaciones legales para el expedidor
7. Obligaciones legales para el destinatario
8. Comprobaciones por parte de la Administración Tributaria
La factura electrónica es una modalidad de factura en la que no se emplea el papel como soporte para demostrar su autenticidad. Por eso, la factura electrónica es un fichero que recoge la información relativa a una transacción comercial y sus obligaciones de pago y de liquidación de impuestos y cumple otros requisitos que dependen de la legislación del país en el que se emplea.
Los objetivos más inmediatos que persigue una solución de factura electrónica, o e-factura, son:
1. La sustitución del papel por el documento electrónico, evitando la manipulación, ensobrado, envío, etc., así como los costes asociados a estas acciones
2. La inmediatez de la comunicación haciendo llegar a los sujetos pasivos las facturas en un tiempo más reducido
3. Mejora en la resolución de los conflictos (disconformidades comerciales) entre emisor y receptor, y en consecuencia sobre el impacto financiero. Se conoce el problema antes de la fecha de vencimiento o del impagado
4. Automatización de la entrada de facturas, eliminando la necesidad de operadores de grabación de datos
5. Facilidad para la integración con otros sistemas
La Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido, contempla la posibilidad de que la emisión de facturas o documentos análogos se efectúe por vía telemática, con los mismos efectos y trascendencia que se atribuyen a la tradicional facturación en soporte papel.
Las facturas transmitidas por vía telemática tendrán la misma validez que las facturas originales y la información contenida debe ser idéntica en la factura emitida y en la recibida.
La facturación electrónica permitida se basa en la utilización de sistemas de firma electrónica avanzada o de cualquier otro sistema de intercambio electrónico de datos que permita garantizar la autenticidad del origen de las facturas expedidas por medios electrónicos y la integridad de su contenido.
Las facturas electrónicas serán aceptadas fiscalmente a efectos de la repercusión y deducción de cuotas del Impuesto Sobre el Valor Añadido y de la justificación de los gastos necesarios para la obtención de ingresos o de las deducciones practicadas para la determinación de las bases o las cuotas tributarias.
No obstante la Administración Tributaria podrá exigir en cualquier momento al empresario o profesional emisor o receptor, su transformación en lenguaje legible, así como su emisión en soporte de papel.
El Ministerio de Industria, Turismo y Comercio ha realizado un manual sobre la facturación electrónica. (VER MANUAL) y existe una página web, factura-e, con toda la información sobre la facturación electrónica.
Dependiendo del volumen de las empresas, el ahorro por concepto de administración de facturas (recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%. Entre los motivos que hacen esto posible este ahorro se encuentran:
1. Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.
2. Ahorro en el gasto de papelería.
3. Facilidad en los procesos de auditoria.
4. Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
5. Menor probabilidad de falsificación.
6. Agilidad en la localización de información.
7. Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
8. Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
Por otro lado, una vez que las empresas empiecen a operar con esta tecnología, se verán incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa. El control tributario se incrementa con la factura electrónica, ya que permite un mayor control del cumplimiento tributario y simplificación de la fiscalización.
A nivel europeo:
En España, se aplica de forma general la Directiva 2001/115, si bien esta normativa está adoptada al ordenamiento nacional, principalmente en estas normas:
Podrán acogerse a los sistemas de facturación telemática o electrónica los empresarios o profesionales que deseen recibir o emitir facturas electrónicas que utilicen los sistemas de intercambio electrónico de datos basados en sistemas de firma electrónica avanzada.
Los contribuyentes que deseen utilizar este sistema deberán ser titulares de un certificado electrónico de identificación en vigor y disponer de los mecanismos de producción y de verificación de firma admitidos por la Administración Tributaria.
Podrán acogerse a los sistemas de facturación electrónica los empresarios o profesionales que utilicen otro sistema de intercambio electrónico de datos si previamente lo solicita al Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria quien determinará si permite garantizar la autenticidad de origen e integridad de contenido de las facturas.
Los empresarios o profesionales o sus agrupaciones, que deseen utilizar el sistema de facturación telemática, deberán solicitarlo a la Agencia Estatal de la Administración Tributaria, indicando los elementos que permitan comprobar que el sistema de transmisión a distancia propuesto cumple las condiciones exigidas.
La Agencia Estatal resolverá sobre la solicitud en el plazo de seis meses a partir de su recepción. La Agencia podrá requerir los datos o nuevas informaciones necesarios para la resolución del expediente, en cuyo caso se interrumpiría dicho plazo.
Durante la tramitación de la solicitud inicial o de la modificación del sistema, el Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la Agencia Estatal podrá realizar controles en el establecimiento del emisor, del receptor o del prestador del servicio de teletransmisión.
Una vez autorizado el sistema, los interesados presentarán a la Administración Tributaria una solicitud de autorización de su uso, como mínimo, 30 días antes de su puesta en funcionamiento.
Toda la información necesaria para la tramitación podrá obtenerla a través de la Agencia Tributaria:
1. Reglamento sobre Facturación Electrónica: La Orden 962/2007, de 10 de abril, desarrolla determinada disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, ENLACE11 que es el reglamento de facturación. Al respecto del consentimiento del destinatario, se encuentra recogido en el Artículo 2 de la citada Orden, donde dice que el consentimiento podrá formularse de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito.
2. Creación de la factura: Mediante una aplicación informática, con los contenidos obligatorios mínimos requeridos.
3. Firma electrónica reconocida
4. Remisión telemática
5. Conservación de copia o matriz de la Factura: Esta obligación se regula en el artículo 1 del RD 1496/2003, donde se especifica la obligación de expedir, entregar y conservar facturas.
También han existido dudas sobre si las facturas electrónicas pueden emitirse en copia o sólo se debe guardar la matriz. Al respecto la Agencia Tributaria lo ha aclarado en el borrador antes citado (Art. 5) con la siguiente definición:
“Se entiende por Matriz de una factura (...) un conjunto de datos, tablas, base de datos o sistemas de ficheros que contienen todos los datos reflejados en las facturas junto a los programas que permitieron la generación de las facturas....
6. Contabilización y anotación en registros de IVA
7. Conservación durante el período de prescripción
8. Garantía de accesibilidad completa: Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa:
Esta es una obligación inherente a la conservación de las facturas por medios electrónicos que el legislador denomina acceso completo a datos, tratando de facilitar la auditoria e inspección de las facturas electrónicas. (Articulo 9 del RD 1496/2003)
9. Subcontratación a un tercero: Todas las fases anteriores pueden ser subcontratardas a un tercero, sin perder su responsabilidad.
Regulado en el artículo 5.1 del RD 1496/2003 el legislador deja claro en ese mismo párrafo que, aunque se permite la subfacturación a terceros, es el obligado tributario el responsable de cumplir todas estas obligaciones.
1. Recepción de la factura por medio electrónico
Regulado en el artículo 21 e inherente a las obligaciones de la conservación de las facturas electrónicas se indica que:
“el destinatario se debe asegurar de la legibilidad en el formato original en el que se haya recibido, así como, en su caso, de los datos asociados y mecanismo de verificación de firma”.
A diferencia del emisor, al que se permite construir la factura desde la matriz, el destinatario debe conservar los originales firmados.
2. Contabilización y anotación en registros de IVA.
3. Conservación durante el período de prescripción.
4. Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa:
5. Todas las fases anteriores puede subcontratarlas a un tercero, sin perder su responsabilidad.
La Administración Tributaria podrá comprobar en cualquier momento en los locales de los empresarios y profesionales autorizados así como de los prestadores del servicio de teletransmisión que el sistema cumple las condiciones exigidas en la autorización, mediante las operaciones técnicas necesarias para constatar su fiabilidad.
Sin perjuicio de la apertura del expediente sancionador que, en su caso, proceda, no permitir el acceso a los locales o la resistencia u obstrucción a la realización de los controles determinarán la caducidad automática de la autorización. El incumplimiento de las condiciones establecidas para el funcionamiento de los sistemas telemáticos, determinará la suspensión de la autorización, concediéndose al interesado un plazo de tres meses para que regularice la situación, produciéndose, en otro caso, la caducidad de la autorización del sistema de facturación telemática.
Comercio. La factura electrónica (296)
