1. Definició factura electrònica
2. Beneficis
3. Normativa
4. Qui pot utilitzar sistemes de facturació electrònica
5. Sol·licitar sistemes de facturació telemàtica
6. Obligacions legals per a l’expedidor
7. Obligacions legals per al destinatari
8. Comprovacions per part de l’Administració Tributària
La factura electrònica és una modalitat de factura en la qual no s’utilitza el paper com a suport per a demostrar la seua autenticitat. Per això, la factura electrònica és un fitxer que recull la informació relativa a una transacció comercial i les seues obligacions de pagament i de liquidació d’impostos, i compleix altres requisits que depenen de la legislació del país on s’usa.
Els objectius més immediats que persegueix una solució de factura electrònica, o e-factura, són:
1. La substitució del paper pel document electrònic, evitant-ne així la manipulació, l’ensobrada, l’enviament, etc., així com els costos associats a estes accions.
2. La immediatesa de la comunicació, fent arribar als subjectes passius les factures en un temps més reduït.
3. La millora en la resolució dels conflictes (disconformitats comercials) entre emissor i receptor i, en conseqüència, sobre l’impacte financer. Es coneix el problema abans de la data de venciment o de l’impagat.
4. L’automatització de l’entrada de factures, eliminant així la necessitat d’operadors d’enregistrament de dades.
5. La facilitat per a la integració amb altres sistemes.
La Llei de l’Impost sobre el Valor Afegit preveu la possibilitat que l’emissió de factures o documents anàlegs s’efectuï per via telemàtica, amb els mateixos efectes i la mateixa transcendència que s’atribueixen a la tradicional facturació en suport paper.
Les factures transmeses per via telemàtica tindran la mateixa validesa que les factures originals i la informació continguda ha de ser idèntica en la factura emesa i en la rebuda.
La facturació electrònica permesa es basa en la utilització de sistemes de firma electrònica avançada o de qualsevol altre sistema d’intercanvi electrònic de dades que permet garantir l’autenticitat de l’origen de les factures expedides per mitjans electrònics i la integritat del seu contingut.
Les factures electròniques seran acceptades fiscalment a efectes de la repercussió i deducció de quotes de l’Impost Sobre el Valor Afegit i de la justificació de les despeses necessàries per a l’obtenció d’ingressos o de les deduccions efectuades per a la determinació de les bases o les quotes tributàries.
No obstant això, l’Administració Tributària podrà exigir-ne, en qualsevol moment, a l’empresari o professional emissor o receptor, la transformació en llenguatge llegible, així com l’emissió en suport de paper.
El Ministeri d’Indústria, Turisme i Comerç ha realitzat un manual sobre la facturació electrònica
Depenent del volum de les empreses, l’estalvi per concepte d’administració de factures (recepció, emmagatzematge, recerca, firma, devolució, pagament, enviament, etc.) pot fluctuar entre el 40% i el 80%. Entre els motius que fan possible este estalvi tenim:
1. Oportunitat en la informació, tant en la recepció com en l’enviament.
2. Estalvi en la despesa de papereria.
3. Facilitat en els processos d’auditoria.
4. Major seguretat en el resguard dels documents.
5. Menor probabilitat de falsificació.
6. Agilitat en la localització d’informació.
7. Eliminació d’espais per a emmagatzemar documents històrics.
8. Processos administratius més ràpids i eficients.
D’altra banda, una vegada que les empreses comencen a operar amb esta tecnologia, es veuran incentivades a digitalitzar altres documents, aconseguint així eficiència i estalvi en altres àrees de l’empresa. El control tributari s’incrementa amb la factura electrònica, ja que permet un major control del compliment tributari i una simplificació de la fiscalització.
En l’àmbit europeu:
A Espanya, s’aplica de forma general la Directiva 2001/115, si bé esta normativa està adaptada a l’ordenament nacional, principalment en estes normes:
Podran acollir-se als sistemes de facturació telemàtica o electrònica els empresaris o professionals que vulguin rebre o emetre factures electròniques que utilitzen els sistemes d’intercanvi electrònic de dades basats en sistemes de firma electrònica avançada.
Els contribuents que vulguin utilitzar este sistema hauran de ser titulars d’un certificat electrònic d’identificació en vigor i disposar dels mecanismes de producció i de verificació de firma admesos per l’Administració Tributària.
Podran acollir-se als sistemes de facturació electrònica els empresaris o professionals que utilitzen un altre sistema d’intercanvi electrònic de dades si, prèviament, ho sol·licita al Departament d’Inspecció Financera i Tributària de l’Agència Estatal d’Administració Tributària, la qual determinarà si permet garantir l’autenticitat d’origen i integritat de contingut de les factures.
Els empresaris o professionals, o les seues agrupacions, que vulguin utilitzar el sistema de facturació telemàtica hauran de sol·licitar-ho a l’Agència Estatal de l’Administració Tributària, indicant-hi els elements que permeten comprovar que el sistema de transmissió a distància proposat compleix les condicions exigides.
L’Agència Estatal resoldrà la sol·licitud en el termini de sis mesos a partir de la recepció. L’Agència podrà requerir les dades o noves informacions necessàries per a la resolució de l’expedient; en este cas s’interrompria l’esmentat termini.
Durant la tramitació de la sol·licitud inicial o de la modificació del sistema, el Departament d’Inspecció Financera i Tributària de l’Agència Estatal podrà fer controls en l’establiment de l’emissor, del receptor o del prestador del servici de tele transmissió.
Una vegada autoritzat el sistema, els interessats presentaran a l’Administració Tributària una sol·licitud d’autorització del seu ús, com a mínim, 30 dies abans de la posada en funcionament.
Tota la informació necessària per a la tramitació podrà obtenir-la a través de l’Agència Tributària:
1. Reglament sobre facturació electrònica: l’Ordre 962/2007, de 10 d’abril, desplega determinades disposicions sobre facturació telemàtica i conservació electrònica de factures, contingudes en el Reial Decret 1.496/2003, ENLLAÇ11 que és el reglament de facturació. Respecte del consentiment del destinatari, es troba recollit en l’article 2 de l’esmentada ordre, on diu que el consentiment podrà formular-se de forma expressa per qualsevol mitjà, verbal o escrit.
2. Creació de la factura: mitjançant una aplicació informàtica, amb els continguts obligatoris mínims requerits.
3. Firma electrònica reconeguda.
4. Remissió telemàtica.
5. Conservació de còpia o matriu de la factura: esta obligació es regula en l’article 1 del RD 1.496/2003, on s’especifica l’obligació d’expedir, lliurar i conservar factures.
També han existit dubtes sobre si les factures electròniques poden emetre’s en còpia o només s’ha de guardar la matriu. Pel que fa a l’Agència Tributària, ho ha aclarit en l’esborrany abans esmentat (art. 5) amb la següent definició:
“S’entén per matriu d’una factura (...) un conjunt de dades, taules, base de dades o sistemes de fitxers que contenen totes les dades reflectides en les factures juntament amb els programes que permeteren la generació de les factures....
6. Comptabilització i anotació en registres d’IVA.
7. Conservació durant el període de prescripció.
8. Garantia d’accessibilitat completa: deure de gestionar les factures de manera que es garantissin una accessibilitat completa:
Esta és una obligació inherent a la conservació de les factures per mitjans electrònics que el legislador denomina accés complet a dades, que tracta de facilitar l’auditoria i la inspecció de les factures electròniques (article 9 del RD 1.496/2003).
9. Subcontractació a un tercer: totes les fases anteriors poden ser subcontractades a un tercer, sense perdre la seua responsabilitat.
Regulat en l’article 5.1 del RD 1.496/2003, el legislador deixa clar en eixe mateix paràgraf que, encara que es permet la subfacturació a tercers, és l’obligat tributari el responsable de complir totes estes obligacions.
1. Recepció de la factura per mitjà electrònic:
Regulat en l’article 21 i inherent a les obligacions de la conservació de les factures electròniques s’indica que:
“el destinatari s’ha d’assegurar de la llegibilitat en el format original en el qual s’haja rebut, així com, si és el cas, de les dades associades i el mecanisme de verificació de firma”.
A diferència de l’emissor, al qual es permet construir la factura des de la matriu, el destinatari ha de conservar els originals firmats.
2. Comptabilització i anotació en registres d’IVA.
3. Conservació durant el període de prescripció.
4. Deure de gestionar les factures de manera que es garantissin una accessibilitat completa:
5. Totes les fases anteriors pot subcontractar-les a un tercer, sense perdre la seua responsabilitat.
L’Administració Tributària podrà comprovar en qualsevol moment en els locals dels empresaris i dels professionals autoritzats, així com dels prestadors del servici de tele transmissió, que el sistema compleix les condicions exigides en l’autorització, mitjançant les operacions tècniques necessàries per a constatar-ne la fiabilitat.
Sense perjudici de l’obertura de l’expedient sancionador que, si és el cas, correspongui, no permetre l’accés als locals o la resistència o obstrucció a la realització dels controls determinaran la caducitat automàtica de l’autorització. L’incompliment de les condicions establides per al funcionament dels sistemes telemàtics determinarà la suspensió de l’autorització, i es concedirà a l’interessat un termini de tres mesos perquè regularitzi la situació; altrament, es produirà la caducitat de l’autorització del sistema de facturació telemàtica.
La factura electrònica (296)
